چگونه میتوانیم معنی درستی از CRM داشته باشیم؟ آیا تعریف یکسانی برای آن وجود دارد؟
RFP چیست و چگونه آن را تهیه کنیم؟
RFP (Request For Proposal): یک سند تجاری است که جزئیات مربوط به یک پروژه را اعلام میکند.
ابزاری برای خریداری خدمات که توسط کارفرما تهیهشده و در اختیار ارائهدهندگان خدمات قرار میگیرد تا کارفرما پیشنهادها و راهحلهای مختلفی را برای موضوع در اختیار داشته باشد.
ترجمه RFP به فارسی «درخواست برای یک پیشنهاد» است.
درواقع RFP روش تشریح اسناد یک پروژه است که پیمانکاران با خواندن و نوشتن طرح پیشنهادی خود، تواناییهای خود را جهت اجرا در چارچوب پروژه اعلام میدارند.
RFPها استاندارد خیلی خاصی ندارند و بسته به سازمان یا شرکت ارائهدهنده تنظیم میشوند.
RFP فراتر از یک پیشنهاد قیمت برای پروژه است.
درواقع اطلاعاتی از پروژه را در اختیار پیمانکاران قرار میدهد تا دید بهتری نسبت به ابعاد، نحوه انجام و هزینه برآوردی داشته باشند.
بخشی از آن درخواست، میزان بودجه پروژه است که توسط سازمان درخواستکننده تهیه میشود.
RFP روند مناقصه و شرایط قرارداد را بهطور خلاصه شرح میدهد و نحوه قالببندی پیشنهاد را راهنمایی میکند.
RFP ها عمدتاً توسط سازمانهای دولتی برای دریافت کمترین قیمت استفاده میشوند.
RFP ها به شرکت درخواستکننده اجازه میدهند تا از بین چندین پیمانکار، یکی را انتخاب نماید.
محتوای RFP عموماً شامل موارد زیر است:
۱. خلاصه مدیریتی
۲. شرح ضرورت
۳. اطلاعاتی در مورد سازمان یا شرکت
۴. برنامهریزی و زمانبندی پروژه
۵. بودجه تخصیصیافته
۶. نتایج مطلوب پروژه
روش تنظیم و تهیه RFP:
روند RFP با تهیه یک درخواست برای پیشنهاد آغاز میشود.
پیمانکاران درخواست را بررسی میکنند و پیشنهادهایی برای بهبود ارائه میدهند.
کارفرما تعدادی از پیمانکاران را انتخاب میکند و در مورد قیمتگذاری و جزئیات فنی وارد مذاکره میشود.
درنهایت با شرکتی که کمترین قیمت را پیشنهاد کند وارد معامله خواهند شد.
پسازاینکه مشخصات پروژه تعیین گردید فرآیند برنامهریزی آن آغاز میشود.
برنامه مشخصشده باید به مرحله اجرا درآید و نظارت مستمر و دقیقی در فرآیند اجرا وجود داشته باشد.
نحوه و چگونگی عملکرد اجرا توسط فرآیند کنترل و ارزیابی بهدقت مورد تجسس واقع میشود و نهایتاً فرآیند پایانی سیستم انجام میگردد.
برای درک بیشتر مطلب به نمودار زیر توجه کنید.
تدوین درخواست پیشنهاد برای انجام پروژه (RFP)
این مرحله توسط کارفرمای پروژه یا متولی آن انجام میگیرد.
اهداف این مرحله عبارتاند از:
• ارائه اطلاعات و شرایط موردنیاز در ارتباط با انجام یک پروژه
• بیان اهداف، داشتهها، خواستهها، محدودیتها و شرایط مرتبط با انجام پروژه
• تعیین چارچوب موضوعاتی که باید در پیشنهاد انجام پروژه در مورد آنها توضیح داده شود.
ساختار و چهارچوب موضوعات اسناد موردبررسی به پنج بخش اصلی تقسیم میشوند:
بخش اول اداری و اجرایی، بخش دوم فنی، بخش سوم مدیریتی، بخش چهارم قیمت و بخش پنجم پیوستها.
حال به شرح مختصری در مورد آنها میپردازیم.
۱) بخش اداری و اجرایی:
– مقدمه (هدف از ارائه درخواست، اهداف جزئی، سوابق، …)
– مشخصات کلی و اطلاعات مسئله موردنظر کارفرما
– اهداف کارفرما از تعریف و انجام پروژه
– محدودیتهای موجود در انجام پروژه
– شرایط شرکت در مسابقه و نحوه ارسال پیشنهادها به کارفرما
– قالب (موضوعی، شکلی و …) ارائه پیشنهادها
– ضوابط و نحوه ارزیابی پیشنهادها
– قوانین و مقررات حاکم بر پروژه
– دستورالعمل رفع ابهامات پیشنهاددهنده در خصوص ارائه پیشنهاد
– مشخصات گروه یا تیم تهیهکننده سند درخواست برای ارائه پیشنهاد
۲) بخش فنی:
– اطلاعات وضعیت موجود سیستم یا محدودهای که مسئله مربوط به آن است
– نیازها و انتظارات کارفرما در سیستم یا محدوده اشارهشده
۳) بخش مدیریتی:
– ارائه دیدگاه کارفرما در خصوص مراحل انجام پروژه و نحوه مدیریت آن
– طرح مدیریت پروژه
– روش طراحی، توسعه و پیادهسازی
– نحوه استقرار تیم پروژه
– نحوه تحویل، نصب و راهاندازی
– نحوه آزمون پذیرش
– نحوه آموزش و پشتیبانی
– نحوه مستندسازی فرآوردههای پروژه
۴) بخش قیمت:
– نحوه ارائه قیمت کل برای انجام پروژه (ارزی، ریالی)
– نحوه آنالیز قیمت بر اساس نوع منابع موردنیاز برای انجام پروژه (نیروی انسانی، تجهیزات، ملزومات و مواد)
– نحوه آنالیز قیمت بر اساس خروجیهای مورد انتظار از انجام پروژه
۵) بخش پیوستهای درخواست برای ارائه پیشنهاد:
– متن قرارداد پیشنهادی
– مستندات فنی در خصوص موارد اشارهشده در بندهای RFP
نکته پایانی:
اگر در جایگاه شرکت یا سازمان تهیهکننده RFP هستید سعی کنید سندهایی آماده کنید که در آنها کیفیت کار و خدماتتان بهروشنی بیانشده باشد.
اگر در جایگاه پیمانکار یا شرکت مجری هستید با دقت پروپوزال را مطالعه کنید و پرسشهای خود را مطرح کنید.
دقت کنید هیچ نکته مبهمی وجود نداشته باشد. سپس نحوه ارائه خدمتدهی خود را مشخص کنید.
